Kristian og de tretti minuttene
Kristian meldte seg på kurset i begynnelsen av høsten. Han er frivillig arrangør i en lokal forening og skulle lede et kveldsprogram på tretti minutter med fire innslag. Han hadde skrevet en kjøreplan selv, men var urolig fordi den bare listet rekkefølgen og ikke sa noe om hvor lang tid hvert innslag egentlig trengte.
Da han viste meg planen, så jeg raskt det som går igjen hos mange som begynner: tallene i margen summerte seg til nøyaktig tretti minutter. Det ser ryddig ut på papiret, men ingenting i planen tok høyde for at et innslag kan starte to minutter sent eller at en gjest snakker lenger enn avtalt.
Jeg tok utgangspunkt i denne planen, ikke i en ferdig mal. Det gjør at deltakerne kjenner igjen sitt eget materiale når vi begynner å endre på det, og at endringene faktisk blir brukt på arrangementet.
Først målte vi hvert segment for seg
Første oppgave var å få et ærlig tall for hvert innslag. Kristian hadde anslått tid etter magefølelsen. Vi satte i stedet av tid til å lese hver tekst høyt med stoppeklokke, og noterte hvor lenge det faktisk tok fra første ord til siste replikk.
Åpningen, som han hadde satt til to minutter, tok tre og et halvt når han leste i vanlig tempo. Intervjuet han hadde satt til åtte minutter, kunne ikke styres på samme måte, så vi delte det i spørsmål og ga hvert spørsmål en omtrentlig tid.
Poenget med øvelsen er ikke nøyaktighet på sekundet. Poenget er å se forskjellen mellom det vi tror og det vi måler, før publikum sitter i salen.
- Les teksten høyt, ikke i hodet
- Bruk vanlig tempo, ikke raskt
- Noter start- og sluttid for hvert innslag
Bufferen ble en egen linje i planen
Etter målingen var summen av innslagene lenger enn tretti minutter. Det er vanlig, og det er der kurset skiller mellom å fylle tiden og å styre den. Vi strøk ikke bare for å få det til å passe. Vi bestemte først hvor mye luft planen skulle ha.
Kristian valgte omtrent tre minutter i buffer, fordelt på to steder: ett etter intervjuet, der avvik oftest oppstår, og ett mot slutten. En buffer som ligger samlet bakerst, hjelper lite hvis forsinkelsen kom i første halvdel.
I planen fikk bufferen en egen linje med et eget navn, slik at den ikke ble fylt av en lang overgang. Den som leser planen under press, skal se hva som kan gi etter.
Hva som skjedde på kvelden
Arrangementet startet fire minutter sent fordi gjestene kom inn i salen i etterkant. Kristian hadde ikke tid til å regne, men han hadde en plan der tidspunktene var skrevet som både klokkeslett og varighet. Han så med ett blikk at bufferen etter intervjuet var nok til å ta igjen det tapte.
Intervjuet gikk to minutter over. Han kuttet ikke i panikk. Han hoppet over ett av de siste spørsmålene, som han på forhånd hadde markert som valgfritt, og gikk rett videre til neste innslag.
Programmet sluttet innenfor tiden. Han fortalte etterpå at det viktigste var å ha bestemt på forhånd hva som kunne gå, så han ikke måtte avgjøre det på scenen.
Det han ville gjort annerledes
Når vi gikk gjennom kvelden i etterkant, var Kristian selv tydelig på ett punkt: han hadde ikke regnet med inngangsforsinkelsen. Planen tok høyde for at innslag blir lengre, men ikke for at starten kan skyve seg. Det er en vanlig erfaring, og den endrer måten vi lærer bort bufferen på.
Neste gang legger han inn en tydelig sluttid som ikke flytter seg, og bruker bufferen aktivt for å komme tilbake til den. Han vil også be en i teamet notere faktisk tid underveis, slik at han slipper å lese klokken selv.
Den enkle notatlinjen ved siden av hvert innslag, med planlagt og faktisk tid, ble ifølge ham det mest brukte i hele dokumentet.
- Skille mellom klokkeslett og varighet
- Legg inn en fast sluttid
- La en annen føre faktisk tid underveis
