Hvor mange revisjoner trenger en kjøreplan etter prøven?

På nesten hvert kurs kommer det samme spørsmålet i pausen: hvor mange versjoner må jeg regne med fra første utkast til det som ligger på bordet i salen? Spørsmålet er rimelig, for den som skriver en kjøreplan for en konsert, en fest eller et lite sceneshow vil gjerne vite hvor mye arbeid som venter etter prøven.

Det korte svaret er at de fleste programmer trenger tre revisjonstrinn. Det lengre svaret handler om hva som skjer i hvert trinn, og hvorfor det ikke hjelper å hoppe over noen av dem. Jeg skriver dette tidlig på høsten, når mange arrangører setter opp program for jul og nyttår, og da er det praktisk å ha tellingen klar.

Poenget er ikke å lage mange versjoner, men å la hver versjon ha én oppgave. En revisjon som prøver å rette alt på en gang, ender som regel med at ingenting blir rettet ordentlig.

Førsteutkastet skrives før prøven, men det er først under prøven det får sin virkelige test. Du sitter med manuset i hånden og noterer det du ser: hvor programlederen snublet, hvor en overgang tok lengre tid enn planlagt, hvor et cue kom for sent. Ikke rett noe underveis. Skriv kort i margen, og la prøven gå sin gang.

Etter prøven går du gjennom notatene samme dag, mens du fortsatt husker hva som skjedde. Da deler du dem i to hauger: ting som er feil i manuset, og ting som er feil i gjennomføringen. Bare den første haugen skal inn i dokumentet. Den andre tas opp muntlig med dem det gjelder.

Det er her mange gjør den første feilen: de retter alt som føltes litt skjevt, og mister oversikten over hva som faktisk var et problem.

• Noter underveis, rett etterpå
• Skill manusfeil fra gjennomføringsfeil
• Gjør første gjennomgang samme dag

Andre versjon handler om to ting: tid og tydelig språk. Du tar stoppeklokkens tall fra prøven og setter dem mot planen. Hvis et segment skulle vare fire minutter og tok seks, må du enten kutte, flytte eller bygge om. Det er også her bufferen justeres, slik at hele kjøreplanen fortsatt går opp.

Samtidig leser du høyt de replikkene programlederen snublet i. Lange setninger deles, vanskelige navn skrives fonetisk, og overganger kortes ned til det som faktisk trengs. Et manus som leses høyt og fungerer, er et bedre manus enn et som ser pent ut på papiret.

Dette trinnet tar gjerne lengst tid, men det er også det som gir størst forskjell for programlederens ro på scenen.

Tredje versjon er den som skrives ut. Her rører du ikke innholdet mer enn nødvendig. Du kontrollerer at cue-arket stemmer med manuset, at lys, lyd og innslag har samme rekkefølge i alle dokumentene, og at sidetallene og tidspunktene er like på hver kopi.

Den vanligste feilen i dette trinnet er at noen gjør en liten endring i ett dokument og glemmer de andre. Derfor anbefaler jeg å navngi hver versjon tydelig og kaste de gamle fra bordet før generalprøven. Bare én utgave skal finnes i salen.

Når den endelige versjonen er delt ut, er det ikke tid til nye ideer. Eventuelle småendringer tas muntlig og noteres for etterpå.

• Sjekk at alle dokumenter har samme rekkefølge
• Merk hver versjon med navn og tidspunkt
• Fjern gamle utgaver før generalprøven

Noen ganger holder ikke tre. Hvis programmet har flere gjester, bytter lokale eller får nytt innslag sent i forløpet, kan det komme en fjerde runde mellom trinn to og tre. Det er ikke et tegn på dårlig arbeid, bare på at programmet endret seg.

Regelen jeg bruker, er at hver ny runde må ha en ny grunn. Hvis du ikke kan si i én setning hvorfor du lager en ny versjon, er det som regel ikke behov for den. Et godt kriterium er om endringen påvirker noen andre enn deg, for eksempel lysmannen eller en gjest.

Frivillige arrangører har ofte mindre tid mellom prøve og show, og da er det bedre å gjøre to grundige runder enn fire halvhjertede.

Hvis du har et program på vei, ta frem det siste utkastet og skriv på toppen hvilket trinn det er i. Det høres banalt ut, men det gjør det lettere å se hva som mangler. Er det et førsteutkast, trenger det en prøve. Er det en andre versjon, trenger det tid og høytlesing.

Sett også av tid til prøven i kalenderen sammen med tid til gjennomgangen etterpå. Mange planlegger prøven, men ikke dagen etter, og da hoper notatene seg opp og mister verdi.

På kurset går vi gjennom et helt revisjonsforløp med eksempler, slik at du ser hvordan et dokument faktisk endrer seg fra trinn til trinn.