Hva koster tidsstyring av innslag, og hva avgjør prisen?

Når noen spør meg hva tidsstyring koster, svarer jeg ofte med et spørsmål tilbake: hvor mange mennesker skal inn i de tretti minuttene? En kjøreplan på et halvt time med tre innslag og én programleder er et lite oppdrag. Samme halvtime med seks innslag, to talere og en overgang som må skje mens scenen bygges om, er et helt annet arbeid, selv om klokka viser det samme.

Det som tar tid, er ikke å sette tall ved siden av hvert segment. Det som tar tid, er å finne ut hva tallene egentlig skal bygge på. Hvor lang er en vanlig overgang når programlederen går fra mikrofonstativet til sofaen? Hvor lenge klapper et publikum på en fest, og hvor lenge på en konsert? Slike spørsmål må besvares før planen kan stå.

Derfor sier jeg til deltakere at du betaler for tiden det tar å avklare, ikke for selve skrivingen. Et godt utgangspunkt gjør planen både billigere og bedre.

Hvert segment i en kjøreplan har en start, en slutt og en overgang til neste. Legger du til et innslag, legger du ikke til ett punkt, men tre ting å vurdere. Det er derfor en plan med åtte korte segmenter krever mer enn en plan med fire lengre, selv om samlet spilletid er den samme.

I kurset jobber vi med en halvtime som utgangspunkt, fordi den er stor nok til at buffer og rekkefølge faktisk betyr noe, og liten nok til at du kan holde hele planen i hodet. Mange frivillige arrangører har en tendens til å fylle opp hver eneste minutt. Da blir det ingen plass til at noe drar ut.

Start med å telle innslagene og spør deg selv hvilke som virkelig må være med. Hvert innslag du kutter, sparer deg for arbeid i planleggingen og for stress på kvelden.

• Færre segmenter gir færre overganger å planlegge
• Korte innslag krever like mye overgang som lange
• Spør hva som skjer om ett innslag faller bort

Buffer er tid du ikke bruker, og det kjennes ofte bortkastet når planen skal settes opp. Likevel er det den viktigste enkeltposten i en tidsstyrt plan. Uten buffer pleier første forsinkelse å følge showet helt til slutten, fordi det aldri er et sted å hente den inn.

Min tommelregel er at buffer bør fordeles, ikke samles på slutten. Litt luft etter et intervju, litt før en teknisk omstilling, og en liten reserve mot slutten. Hvor mye du trenger, avhenger av hvor mye som kan gå galt akkurat der. Et opptreden med levende musikk og flere mikrofonbytter trenger mer enn en opplesning med én taler.

Når du må skjære ned, skjær i innslagene, ikke i bufferen. En plan som er stram på papiret, blir som regel dyrere på kvelden enn en plan med litt løs tid.

En kjøreplan som bare du skal lese, kan være knapp og full av egne forkortelser. En plan som lys, lyd og tre frivillige skal følge, må være tydelig for alle som ser på den i dårlig belysning og med liten tid. Det siste tar lenger å lage.

Jeg ber derfor deltakere tidlig om å si hvem som skal ha planen i hånden. Er det programlederen alene, eller også lysbord, lydbord og scenehjelp? Hvert ekstra par øyne betyr en ny måte å lese den på, og dermed nye avklaringer om språk og signaler.

Her henger tidsstyring tett sammen med hvor godt cue-arket er skrevet, men det er en annen historie enn denne. Det viktige her er at antall lesere er en reell størrelse når du vurderer arbeidsmengden.

• Én leser gir kortest mulig plan
• Flere funksjoner betyr tydeligere signaler
• Frivillige trenger enklere språk enn faste teknikere

Den vanligste grunnen til at et opplegg blir større enn planlagt, er endringer etter prøven. En plan som ser riktig ut ved skrivebordet, viser ofte andre tider når folk faktisk står på scenen. Hver justering krever at tidene etter den også sjekkes.

Jeg anbefaler å regne med minst én runde endringer etter første gjennomgang. Det er ikke et tegn på at noe er gjort feil, men på at planen har møtt virkeligheten. Hvis du i tillegg vet at innslagene ikke er endelig bestemt, bør du forvente flere runder.

Det du kan gjøre for å holde omfanget nede, er å låse rekkefølgen før du starter på tidene. Da er det tidene som flyttes på, ikke hele oppbyggingen.

Kom til oss med en ferdig liste over innslag og omtrentlig varighet fra de som skal opptre. Selv grove tall er bedre enn ingen, fordi de viser hvor planen er spenstig og hvor den er romslig. Si fra om det er noe du allerede vet kan bli forsinket.

Avklar også tidlig hvem som har siste ord når noe skal endres. Mange prosjekter bruker unødvendig tid på at tre personer har tre meninger om samme overgang. Én avgjører gjør arbeidet både raskere og rimeligere.

Til sist: ta med erfaringer fra tidligere arrangementer. Hvis forrige fest lå ti minutter etter ved halvtidspause, er det nyttig kunnskap. Den slags detaljer gjør at vi kan bygge buffer akkurat der den trengs.

• Lever innslagsliste med omtrentlig varighet
• Utpek én person som avgjør endringer
• Fortell hvor det sist gikk over tid